なぜ、オールインワン管理アプリNotionなのか？基本的な使い方と「NotionAI」の圧倒的魅力を解説します

オールインワン管理アプリNotion。
昨今、管理系やメモアプリに良質なものが増えてきました。
とはいえ、お手持ちのアプリで下記のような思いしたことありませんか？

• 長所はあるけどかゆい所に手が届かない
• アプリが沢山増えすぎてごちゃごちゃ
• 余計な機能が多い

Notionならシンプル動作で
メモ・管理・共有
全て1つのアプリ管理ができます。

今回はNotionの魅力と基本的な使い方、
AIを使用した近未来の管理について解説します。

Notionの魅力を徹底解説します！

Notionはオールインワン管理ソフトといわれるだけあり、

• メモやTO DO管理
• ドキュメント(WordやExcel)
• データベース

等々集中管理するのに適したアプリケーションになります。

筆者、個人的にはGoogleクラウドより使いやすいと感じてます。

管理ソフトが優秀

Googleクラウドを使った事のある方は分かると思いますが、
Google独自のスプレッドシート(Excel)やドキュメント(word)・カレンダーは優秀です。

ちょっとした時にデータをいじったり
管理ソフトとして共有してる方も多いはずです。

関数計算やword文章は専用ソフトの方が強いかもしれません。

使いやすいと言う点ではNotionが圧倒していると思います。

Notionにも関数機能はあります。
とはいえExcelと少し使い勝手が違います。

後述しますが、ExcelのCSVと言うデータ形式なら
インポート及びエクスポート(取り込みと出力)ができます。

クラウドなのにスムーズ

Notionは全てクラウド上の処理になります。

これにより、外出先やネット環境があればどこでも修正できます。

そしてクラウド系サービスの弱点、
レイテンシー(通信遅延)を余り感じません。

同時作業において通信遅延が起きない事は重要ですね。

クラウド系のサービスを使う際、もっさりとした使用感を感じる事ありませんか？
Notionはほぼノンストレスで書き込みを行えます。

テンプレートが優秀

Notionは初心者に優しいテンプレートがそろっています。

計簿から会社の進捗管理、
個人のTO DOまで用意されています。

最初はテンプレートの使用がオススメです。
慣れてきたら自分に合わせてカスタムしましょう。

家計簿の自作も簡単

家計簿の管理、NOTIONなら簡単です。
日々の家計簿を金額と日付で管理できます。

詳しく詳細を追記したい場合も表示項目の追加を簡単にできます。
フィルターを使えばカテゴリー毎に確認する事もできます。

上記の写真はテンプレートなので、
コチラから作業を行えば簡単に作成できます。

日々の日記にも

日記を書いている方にもオススメです。

気が向いたときにスマホやPC、
どこでも日記を書くことができます。

日記は直接編集する事ができます。
編集もブロックエディター形式で作成できます。
(*画像や文章をブロック毎に編集する方式)

ブロックエディターはなれると使いやすいですよ。
日記に画像の貼り付けや見出し等、手軽に装飾できます。

追記したい時や、
スキマ時間に少しづつ書きたい派の方に向いていると思います。

To doが簡単に作成出来る

To doリストも簡単に作成できます。
使い心地をシンプルにしたり追加したり自由自在です。

表示をタイムラインに変更すれば、
予定期限の管理もしやすいです。

チームでの工程管理が簡単

Notionはチームでの編集作業に最強の力を発揮します。

• シームレスな編集スピード
• プロジェクトの一元管理
• イシュー(課題、問題、論点)洗出し

使い勝手はかなり良いと思います。

共有したいメンバーの設定も当然あるので、
社内インフラ改善にも役立ちます。

NOTIONはチームビルドで力を発揮する

Notionは個人で使う分には基本無料でほとんどの作業を行えます。

有料プラン追加機能の多くはチームビルディング系の機能になります。
共有作業に自身があるのを感じます。

下記はNotion内にあるプラン解説になります。

フリープラン(無料プラン)

仕事と生活のあらゆる要素の整理整頓に。

• 有料のサブスクリプションを利用しなくても、Notionに追加できるコンテンツの量に制限はありません。お好きなだけページやコンテンツを追加いただけます！
• 1ファイルあたり最大5MBまでのファイルをアップロードできます。
• ウェブ、モバイル、タブレット、デスクトップなど、無制限のデバイス間ですべてのデータをシームレスに同期します。
• 最大10人までゲストを招待できます。
• メンバーを無料で追加できます！（備考： フリープランでは、ワークスペースに2人以上のメンバーがいる場合、ワークスペースのブロック数が1,000個に制限されます。）
• 権限管理を使用して、必要に応じて異なるアクセスレベル（コメントのみ、読み取り専用、編集のみなど）をメンバーに割り当てたり、コンテンツを共有できる範囲を制御したりできます。
• チームスペースを作成してコンテンツを整理できます。
• APIがご利用いただけます。

プラスプラン(有料プラン)

小規模グループが計画を立て、整理するための場所。

• 無制限のストレージ容量とAPIを含むフリープランのすべての機能に加えて、以下の機能がご利用いただけます。
  • メンバーは何人でも招待できます（メンバーごとに請求が発生します）。
  • 最大100人までゲストを招待できます。
  • 5MBよりも大きいファイルをアップロードできます。ファイルのアップロードに制限はありません。
  • ゲストを何人でも無料で招待できます。
  • 管理者専用の設定メニューから、ワークスペースの各種設定を実施できます。
  • Notionのコンテンツすべてを一括して、MarkdownまたはHTMLで出力できます。ただしPDFには出力できません。
  • 最大30日分、どのページのページ履歴にもアクセス可能です。

Notion HPより引用

インポートとエクスポートも出来る

数多くの形式のファイルをインポートできます。

WordやExcelのCSVファイル、GoogleDocs、HTMLをコピペすれば、
サイト記事も取り込むことが出来ます。
反対にファイルをエクスポートすることもできます。

PDF・HTML・CSV形式でエクスポート(ダウンロード)できます。

HTML形式は、外部共有リンクと組み合わせたら
色々な連携ができると思います。

NOTIONの使い方

編集画面はサイドバーと編集ページ

Notionは左のサイドバーで編集項目を切替、
右の編集ページで作業や確認ができます。

個人(Private)と共有(Workspace)は左のサイドバーで選択できます。

新規ページ(ページを追加)

写真「＋」ボタンを押すとページを作成できます。
作成したページは文章作成に向いた空ページや、
データベースと言う管理向きページの選択ができます。

ページの追加は階層毎にできる

Notionは作成したページはフォルダの要領で、
階層を下げて作成できます。

フォルダ選別の要領で分けることで整理できます。

ページを設定

ページの種類を選びます。

空のページを選ぶと日記やブログ執筆に向いた、
空白のページが出現します。

データベースから選ぶと、
進捗管理やTo doを作成できるページを作成できます。

＊データベースの形式は後から変更できます。

文章を書いてみよう

空白ページを選んだら好きなように文章を打つことが出来ます。
その際、コマンドを選択すれば見出し(表題のようなもの)形式で出力できたり、
画像等、色々な形式で出力できます。

コマンドの出し方は2通りあります。

「/」スラッシュを打つと上記写真のようにコマンドを出せます。

「＋」ボタンでも同様に選択できます。

文章や画像を貼り付けるとこのようになります。

アイコンやカバー画像追加

各ページに下記の3つを記載することができます。

1. カバー画像
2. アイコン
3. コメント

ページ上部表題辺りにカーソルを合わせると
上記3つの追加が出てきます。

それぞれ自分の好みで変えてみましょう。

画像はNotion以外からもアップロードやURLリンクから貼り付けもできます。
初期から入っている画像だけでも数はたくさんあります。

メンションがつけられます

「＠」を押せばメンションをつけることができます。

共有作業で効果を発揮しそうですね。

スマートフォンアプリも優秀

スキマ時間に思いついた事を書きたい。
そんな思いに答えてくれるのもNotionの良さです。

上記で説明した長所をスマートフォンでも味わうことができます。

当然動きもサクサクです。

ワードプレス発信者向けのメリット・デメリット

ここからは筆者ワードプレスライターが感じた、
ワードプレス作成者向けのメリット・デメリットになります。

WordPressメリット

見出し単位で記事が書ける

メモ帳と違い 見出しを作成して記事をかけます。
ブログ執筆の際SEO的にも見出しは重要なので、有り難い機能ですね。

ただし、見出しはH3までとなるので注意が必要です。

コピーが楽

ワードプレス同様Notionはブロックエディターなので、
ほぼそのままコピーができます。
＊全てではありません。

リンク貼り付けもできます

Notionはリンク貼り付けもできます。

カーソルで所定の範囲を選択のち、
写真の「リンク」からアドレスを貼り付けるだけでできます。

複数人で管理をするなら

ブログ記事を複数人で管理するならNotionは優秀です。

ワードプレス記事URLを貼り付ければ、
修正先へもすぐに飛ぶこともできます。

作成者や、作業完了や確認のチェックも共有することで、
効率的な共同作業を行えます。

WordPressデメリット

改行ができない

ワードプレスの場合、「SHIFT」押しながら「ENTER」すると
すぐ下に改行することができます。

Notionは普通に改行しかできないので
ワードプレス派の方には不便に感じるかもしれません。

ワードプレス各テーマ専用のコマンドは使用できない

ワードプレスにはテーマによってオリジナルのコマンドがあります。

当然といえば当然なのですが、互換性はありません。

コールアウトは引き継がれない

Notionには人気の機能「コールアウト」というものがあります。
下記写真のように文章を目立たせることができます。

残念ながら、ワードプレスにコールアウトを引き継ぐことはできません。

NotionにAIについて解説

昨今チャットGPTで有名になったGPT-3という言語モデルを
Notionも搭載しました。

Notion AIの使い方

Notion AIの使い方は直感的で簡単です。

1. 先ずはスペースor文字を入力します。
2. 打ち込んだスペースor文字の箇所を範囲選択します。
3. コマンドが出てきます「AIに依頼」を選択しましょう。

記事を書いてみよう

NotionAIにはドラフトという、
ブログ記事から求人募集等、幅広いパターンが用意されています。

上記を使用して試しに記事を書いてみましょう。
試しに「自転車で変態と呼ばれるくらい強くなる方法解説」
とだけ指示をだしてみました。

打ち込んだ文章はコレだけ。
作成してできた記事がコチラです↓

たった、コレだけの文章でブログ記事のような文章が作成できました。

時間も数十秒とかかりません。

スペルミスもAIで確認

NotionAIにはすでに打ち込んだ文章を修正する機能もあります。
試しに「スペルと文法を修正する」を使ってみました。

上記の文章一文字だけわざとうち間違えています。
修正後の文章がコチラになります。

文章を長くすることもできます。

下に挿入する

下に挿入するボタンを押せば、
下記の文章から新たに文章を挿入できます。

長くする

長くするボタンを押せば
短い文章でもかなり長文にすることができます。

NotionAI無料プランと有料プランの違い

NotionAIの無料プランは、月間使用量が1,000ブロックまでと制限されています。
一般的に、メモ、リスト、プロジェクト管理に使用する場合、無料プランで十分な容量があるといえます。

ただし、より大規模なプロジェクトやチームで使用する場合は、有料プランにアップグレードする必要がある場合があります。

ブロック数確認はサイドバー設定から

NotionAIの無料プランのブロック数は、Notionアプリの左側にあるサイドバーにある「使用量」で確認できます。また、使用量が1,000ブロックに近づくと、使用量の上限が近づいていることを示す警告が表示されます。

画面左サイドバーの設定をおします

設定画面左サイドバー下より見えます

ブロック数確認はサイドバー設定から

NotionAIの無料プランのブロック数は、Notionアプリの左側にあるサイドバーにある「使用量」で確認できます。また、使用量が1,000ブロックに近づくと、使用量の上限が近づいていることを示す警告が表示されます。

画面左サイドバーの設定をおします

設定画面左サイドバー下より見えます

有料プランはUS＄100より

有料プランは月額＄10になります(2023/02/23時点)

チャットGPTプラスや他のGPT-3言語モデルを使用したAIの中では
破格だと思います。

プラン別機能比較

コチラはNotion有料プラン参考になります。

マトメ

Notionはオールインワン管理ツールとして、
頭一つ抜けたアプリケーションです。

• 共有のしやすさ
• シンプルな使い勝手

管理アプリで迷っている方はNotionを選べば間違いないと思います。

シンプルだけど無限にカスタムできるので、
玄人の方にも向いていると思います。

皆さんも管理アプリに迷われていたら
Notionでノーモーションですw